SAP Business One è uno dei sistemi ERP più utilizzati dalle PMI a livello globale, ma su di esso esistono leggende negative in circolazione; vediamo quali sono e come possono essere facilmente sfatate.

SAP Business One è il sistema ERP che SAP mette a disposizione delle PMI che vogliono trasformarsi digitalmente, diventando vere e proprie “intelligent enterprise”, cioè imprese che non solo sono in grado di raccogliere dati interni, ma anche di rielaborarli in informazioni utili per prendere decisioni strategiche per il business.

Sono più di 65.000 le aziende nel mondo che hanno scelto SAP Business One per gestire in modo integrato l’intera organizzazione, ma esistono anche detrattori che giustificano la scelta di non passare a questa soluzione a causa di falsi miti in circolazione che possono fungere da deterrente, ma che possono essere facilmente sfatati come capirete nelle prossime righe.

Innanzitutto, quali sono queste leggende su SAP Business One?

È UN SISTEMA COSTOSO

Molti sostengono che le soluzioni SAP non siano esattamente “economiche”, ed effettivamente si tratta di un ERP che necessariamente richiede che l’azienda abbia la forza e la capacità di sostenere una trasformazione digitale, ma siamo davvero sicuri che si tratti di un sistema più caro rispetto ad altri sul mercato?

SAP Business One offre una serie di servizi e di funzionalità eterogenei ed integrati in un’unica soluzione che non trovano attualmente una reale competizione con altre soluzioni sul mercato in termini di completezza. Vediamone alcuni.

SAP Business One è disponibile in 27 lingue diverse e per 43 localizzazioni fiscali, il che lo rende l’ERP più internazionale a disposizione delle PMI, che possono agilmente interfacciarsi con filiali, partner e clienti in quasi ogni parte del mondo.

Inoltre SAP Business One comprende moduli come un sistema CRM (Customer Relationship Management) e un tool per la gestione dei workflow, che generalmente in altri sistemi gestionali devono essere acquistati separatamente ed integrati, generando maggiori costi per le aziende.

Un altro motivo per cui SAP Business One è più conveniente di altre soluzioni ERP in termini di costi è che comprende funzionalità per la generazione di report personalizzati, senza richiedere un sovrapprezzo per la customizzazione.

Appare dunque evidente che SAP Business One non sia in realtà più caro di altre soluzioni ERP sul mercato per le PMI, poiché la sua completezza non richiede nel tempo alle imprese continui investimenti.

Inoltre SAP consente alle aziende di scegliere tra diversi profili di licenza, in modo che sia un acquisto sostenibile da aziende di dimensioni ed esigenze diverse.

Un ultimo aspetto, ma non per importanza, che sfata il primo falso mito su SAP Business One riguarda il costo di gestione della piattaforma (Total Cost Ownership); questa soluzione, infatti, viene aggiornata costantemente e automaticamente dal sistema SAP, in pochissimo tempo e in modo “trasparente”, senza creare disservizi agli utenti, o comunque in quantità minima, e senza richiedere ulteriori investimenti.

In questo modo l’operatività è sempre garantita, alla massima potenzialità del sistema.

È POCO FLESSIBILE E NON CONSENTE MODIFICHE ESTEMPORANEE ALLE INFORMAZIONI

È vero che SAP Business One non consente agli utenti di modificare alcune caratteristiche delle informazioni e dei dati inseriti in ogni circostanza, ma questo rappresenta in realtà un punto di forza del sistema. Vediamo perché.

SAP Business One ha l’obiettivo di salvaguardare le informazioni che possiede. Per questo il sistema non consente di effettuare modifiche a queste a discrezione degli utenti; tuttavia, attraverso un processo di validazione impostato, è possibile modificare i dati inseriti nell’ERP e, inoltre, storicizzare l’iter di modifica, in modo che sia tracciato e consultabile, a tutela degli interessi aziendali.

SAP Business One è “un attento controllore” e monitora costantemente che tutti i processi che gli vengono affidati siano svolti nella maniera corretta, sulla base delle regole che vengono impostate in fase di configurazione. Non parliamo di rigidità, ma di controllo rigoroso delle regole impostate.

In realtà potremmo dire che il sistema sia davvero flessibile, poiché comprende tool appositi per la configurazione di controlli personalizzati sulle procedure eseguite dagli utenti e per la creazione di processi specifici che servono al cliente per lo svolgimento delle proprie attività.

Per esempio, in alcuni progetti per PMI abbiamo integrato Pick_One, un add-on sviluppato dai nostri programmatori per SAP Business One per il picking delle movimentazioni di magazzino attraverso terminali in radiofrequenza.

Abbiamo sviluppato anche l’add-on PP_One, dedicato all’efficentamento dei processi produttivi.

SAP Business One è poi integrabile con i sistemi e le applicazioni già presenti in azienda e questo consente da un lato alle PMI di salvaguardare gli investimenti fatti e, dall’altro, al sistema di adattarsi all’ambiente di lavoro in cui viene inserito.

E’ POCO INTUITIVO E SCOMODO DA USARE

In realtà SAP Business One si è progressivamente nel tempo arricchito di interfacce sempre più intuitive e di una navigazione comoda.

In particolare, le interfacce possono essere personalizzate da utenti diversi anche nella medesima azienda, consentendo a ciascuno di usufruire di uno strumento di lavoro con caratteristiche confacenti alle specifiche necessità e preferenze.

Uno specifico tool di SAP Business One semplifica il passaggio delle informazioni da precedenti gestionali al nuovo sistema SAP, evitando che la migrazione debba avvenire manualmente da parte degli operatori.

SAP Business One è pensato per facilitare l’automatizzazione dei processi e l’accesso alle informazioni grazie ad una versione app del sistema.

In questo modo gli utenti possono accedere alla soluzione ovunque si trovino e in qualsiasi momento, ricevere in modo automatico report o notifiche sulle attività e alert al verificarsi di determinati eventi che per l’azienda devono essere monitorati (es mancato pagamento di un cliente, perdita di una commessa, ecc.).

Si tratta dunque di un sistema proattivo.

Anche gli iter di approvazione sono velocizzati grazie a SAP Business One e alla sua app mobile, poiché, in qualsiasi momento e luogo, è possibile dare il via a processi o attività attraverso il sistema, evitando la produzione di “scartoffie burocratiche” e telefonate.

Insomma, è bastato elencare solo alcune delle caratteristiche e delle funzionalità di SAP Business One per capire quanto in effetti osservazioni del tipo “è costoso”, “non è flessibile”, “non è intuitivo” siano in realtà inconsistenti.

Il cambiamento comporta sempre una componente di coraggio e una componente di rischio, ma è dal cambiamento che si generano possibilità e prospettive di crescita, a volte inaspettate o sorprendenti.

Del passaggio alla digitalizzazione delle imprese stiamo osservando oggi i risultati e coloro che per primi hanno deciso di intraprendere questo percorso percepiscono ora nel concreto i vantaggi di una gestione aziendale smart (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-related), che solo grazie ai dati e agli ERP può essere raggiunta.

Se poi il cambiamento viene affrontato insieme a provider tecnologici esperti, come Agile Team, che seguono i clienti un passo alla volta, attraverso consulenza e progettazione, possiamo dire che è possibile diventare “intelligent enterprise” senza rischiare troppo ed in poco tempo.

La stasi è da sempre nemica del progresso.

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Articolo scritto per Agile Team da Roberto Guidotti, Sales Account Manager Metisoft – Gruppo Agile Team.